• 祤呈 鄭

活動空間經營的五個前期準備 - 小聚點Upper 回顧




前言

歷經一年在共同工作工作的經驗,能創立屬於自己的活動空間真是非常難得的機會,小聚點 Upper 雖然因為疫情不得不中止營運,但首年的營運策略帶來不少可見的成長,總計至少超過五十場活動及場租、合作二十幾家單位、兩三千人蒞臨以及 Google商家4.9評分(沒有做活動)。當然話說在前頭,小空間純粹依靠場租是蠻難營利及回收,但卻是能創造多項縱效的方式,以下跟大家分享我們自己經營空間的做法以及一些小回顧。


一、市場調查及資源盤點

首先第一步一定是先了解產業以及競業,同時要留心一個問題:「為什麼要去你的空間辦活動?」,排除掉空間人數限制,那就必須規劃出自己的特色點,當然也可以說比別人低價也是一種特色,但是這會落入惡性的市場循環,經營上只會越來越辛苦,但也不是說不能低價,而是在這低價目的背後,是否有能帶來其他效益第四點會提到,接下來我們會這麼做: 1.附近地區類似空間的經營模式與收費:以小聚點為例,身處於較偏僻的南港,我們就會從所屬地區(南港區以及鄰近地區)去尋找活動空間以及提供場租的咖啡廳,並記錄交通時間(靠近捷運)、服務價格、空間人數等作為比較。 2.盤點手上有的資源 :以我個人為例,過去接觸 ACG (動漫遊戲) 、新創產業較多,除了人脈之外,較容易從中找到需求。以及自己算是半個個人工作者和認識不少講師,這時候就可以去聊他們的需求,以便作為服務參考。

二、定義印象氛圍調性


了解自己手上有的資源後,就可以開始定義空間,說起來玄乎,其實就是訂定你的目標客群受眾,「你希望哪些人來辦活動、來這裡?」這裡需要從空間佈置、重點開發領域、解決問題三點來思考,例如:

假設你的職業/興趣是繪畫相關,因此你開一間以繪畫為主的創作空間,佈置選擇顏色豐富以及有眾多創作擺設等,除此之外還提供參與者基本文具。

以上只是非常粗淺的舉例(畢竟繪畫領域稍大),這樣能讓舉辦的活動或場租鎖定擅長領域,除了避免戰線擴大或落入價格戰,在建立品牌上面也較容易留下印象以及後續的業務推廣(第四點)

以小聚點為例,我們主要對象為個人創作者及個人工作者,我們在講座地方佈置就採留白的方式,避免太多外在因素干涉創作者以及講師想要建立的氛圍。但是在休息空間我們就規劃了創作者會有興趣的佈置,如畫作、書籍等,以此建立與參與者的連結,讓參與者能更加融入環境。


三、打造服務

確定好目標對象後,就可以開始規劃服務項目,做完第一項準備後不難發現各家提供的服務其實大同小異,例如:提供茶水、提早場佈、各項硬體等,當然這些也都是重要的,但可以思考「你的目標對象真正需要的服務是什麼?」,在眾多加分項目當中,有點兩點作為關鍵: 1. 你獨有的項目 :市場上場租都是有限制營業時間非常少能跨夜,其實蠻合理的,但作為小空間的我們就可以跳脫的這個框架(成本較低)。 不知道大家有沒有揪團在家跟朋友辦電影派對的經驗,但有時候人一多就很難安排(還有螢幕太小),因此我們就在目標客群中發現派對聚會的需求,甚至是跨夜看 Live 演唱會。我們以高自由度安排,可以選擇跨夜時段,為此還準備了地墊,讓你躺在地上看。 *在前期準備不要忘記網速以及分流,我想大家都有到公共場所用Wifi很卡的經驗。


此外,我們還運用空間靈活彈性來提供直播服務,從畫面、燈光、收音到實際直播都可以在小聚點完成,合作了如教育相關直播、出版社直播。


2. 一條龍服務 :確定辦活動之後我們跟合作夥伴都會說 :「你只要負責你的內容,其他我們會安排好。」,對個人工作者或小單位而言,如果還需要自己場佈就是一個負擔,因此我們確認完需求後就會負責場地佈置(連同佈置都可以調整),除了提供如協助曝光活動、活動後垃圾清理、活動飲食指引,也提供錄音室作為會議用或休息室。減少麻煩對場租人說是不會提出來,但卻是大加分。



四、合作與業務開發 這項會跟自己所擁有的資源人脈有極大的關係,以桌遊為例 (因應各產業需求有所差異)我們採用幾個方式 。 1. 免費提供給新創桌遊單位辦活動 (互惠,合作至少5~10家) 2. 定期舉辦桌遊活動,累積客戶受眾 3. 整合後拜訪大型桌遊廠商合作 4. 有大廠活動後,開始推廣場地服務給中小型單位

同理,與個人品牌或講師合作時,也是採類似的做法,藉由多個單點累積來換取未來的合作,當然還是需要具備能攻略產業的痛點。如小聚點的全天皆可場租或直播服務。 *在前期空擋時段很多的時候可以多去交換,後期可以用淡季時段作為籌碼。


五、自辦活動 關於營收,如果只靠場租空間經營是有上限的(空間和時段就這麼多),這也是為什麼會有空間提供額外服務來增加收益,那自辦活動是一個能提高收益的機會,但需要對產業、講師、主題有較多的準備,但選擇主題上還是會建議維持空間的主軸調性。

結語 在沒有太多預算的情況下,小空間經營比起大空間並不會比較輕鬆,如果是百人大場或已經規模化的空間經營公司,相對來說可以降低部分成本。但小空間所需要顧及的反而需要人力去處理(如清潔、客服、軟硬體維護),因此事前要先計算營運成本(也是為什麼大多場地是複合式或非營收主力) ,同時要記得「開這間空間的目的是什麼?」,避免追求營收上忘了初衷。

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