活動空間經營的五個前期準備 - 小聚點Upper 回顧

前言

歷經一年在共同工作工作的經驗，能創立屬於自己的活動空間真是非常難得的機會，小聚點 Upper 雖然因為疫情不得不中止營運，但首年的營運策略帶來不少可見的成長，總計至少超過五十場活動及場租、合作二十幾家單位、兩三千人蒞臨以及 Google商家4.9評分（沒有做活動）。當然話說在前頭，小空間純粹依靠場租是蠻難營利及回收，但卻是能創造多項縱效的方式，以下跟大家分享我們自己經營空間的做法以及一些小回顧。

一、市場調查及資源盤點

首先第一步一定是先了解產業以及競業，同時要留心一個問題：「為什麼要去你的空間辦活動？」，排除掉空間人數限制，那就必須規劃出自己的特色點，當然也可以說比別人低價也是一種特色，但是這會落入惡性的市場循環，經營上只會越來越辛苦，但也不是說不能低價，而是在這低價目的背後，是否有能帶來其他效益第四點會提到，接下來我們會這麼做： 1.附近地區類似空間的經營模式與收費：以小聚點為例，身處於較偏僻的南港，我們就會從所屬地區（南港區以及鄰近地區）去尋找活動空間以及提供場租的咖啡廳，並記錄交通時間（靠近捷運）、服務價格、空間人數等作為比較。 2.盤點手上有的資源 ：以我個人為例，過去接觸 ACG (動漫遊戲) 、新創產業較多，除了人脈之外，較容易從中找到需求。以及自己算是半個個人工作者和認識不少講師，這時候就可以去聊他們的需求，以便作為服務參考。

二、定義印象氛圍調性

了解自己手上有的資源後，就可以開始定義空間，說起來玄乎，其實就是訂定你的目標客群受眾，「你希望哪些人來辦活動、來這裡？」這裡需要從空間佈置、重點開發領域、解決問題三點來思考，例如：

假設你的職業/興趣是繪畫相關，因此你開一間以繪畫為主的創作空間，佈置選擇顏色豐富以及有眾多創作擺設等，除此之外還提供參與者基本文具。

以上只是非常粗淺的舉例（畢竟繪畫領域稍大)，這樣能讓舉辦的活動或場租鎖定擅長領域，除了避免戰線擴大或落入價格戰，在建立品牌上面也較容易留下印象以及後續的業務推廣（第四點）

以小聚點為例，我們主要對象為個人創作者及個人工作者，我們在講座地方佈置就採留白的方式，避免太多外在因素干涉創作者以及講師想要建立的氛圍。但是在休息空間我們就規劃了創作者會有興趣的佈置，如畫作、書籍等，以此建立與參與者的連結，讓參與者能更加融入環境。

三、打造服務

確定好目標對象後，就可以開始規劃服務項目，做完第一項準備後不難發現各家提供的服務其實大同小異，例如：提供茶水、提早場佈、各項硬體等，當然這些也都是重要的，但可以思考「你的目標對象真正需要的服務是什麼？」，在眾多加分項目當中，有點兩點作為關鍵： 1. 你獨有的項目 ：市場上場租都是有限制營業時間非常少能跨夜，其實蠻合理的，但作為小空間的我們就可以跳脫的這個框架（成本較低)。 不知道大家有沒有揪團在家跟朋友辦電影派對的經驗，但有時候人一多就很難安排（還有螢幕太小），因此我們就在目標客群中發現派對聚會的需求，甚至是跨夜看 Live 演唱會。我們以高自由度安排，可以選擇跨夜時段，為此還準備了地墊，讓你躺在地上看。 *在前期準備不要忘記網速以及分流，我想大家都有到公共場所用Wifi很卡的經驗。

此外，我們還運用空間靈活彈性來提供直播服務，從畫面、燈光、收音到實際直播都可以在小聚點完成，合作了如教育相關直播、出版社直播。

2. 一條龍服務 ：確定辦活動之後我們跟合作夥伴都會說 ：「你只要負責你的內容，其他我們會安排好。」，對個人工作者或小單位而言，如果還需要自己場佈就是一個負擔，因此我們確認完需求後就會負責場地佈置（連同佈置都可以調整），除了提供如協助曝光活動、活動後垃圾清理、活動飲食指引，也提供錄音室作為會議用或休息室。減少麻煩對場租人說是不會提出來，但卻是大加分。

四、合作與業務開發 這項會跟自己所擁有的資源人脈有極大的關係，以桌遊為例 （因應各產業需求有所差異）我們採用幾個方式 。 1. 免費提供給新創桌遊單位辦活動 （互惠，合作至少5~10家） 2. 定期舉辦桌遊活動，累積客戶受眾 3. 整合後拜訪大型桌遊廠商合作 4. 有大廠活動後，開始推廣場地服務給中小型單位

同理，與個人品牌或講師合作時，也是採類似的做法，藉由多個單點累積來換取未來的合作，當然還是需要具備能攻略產業的痛點。如小聚點的全天皆可場租或直播服務。 *在前期空擋時段很多的時候可以多去交換，後期可以用淡季時段作為籌碼。

五、自辦活動 關於營收，如果只靠場租空間經營是有上限的（空間和時段就這麼多），這也是為什麼會有空間提供額外服務來增加收益，那自辦活動是一個能提高收益的機會，但需要對產業、講師、主題有較多的準備，但選擇主題上還是會建議維持空間的主軸調性。

結語 在沒有太多預算的情況下，小空間經營比起大空間並不會比較輕鬆，如果是百人大場或已經規模化的空間經營公司，相對來說可以降低部分成本。但小空間所需要顧及的反而需要人力去處理（如清潔、客服、軟硬體維護），因此事前要先計算營運成本（也是為什麼大多場地是複合式或非營收主力) ，同時要記得「開這間空間的目的是什麼？」，避免追求營收上忘了初衷。